PROCEDURA

OGRANICZENIA WSTĘPU OSÓB POSTRONNYCH

ORAZ WERYFIKACJI TOŻSAMOŚCI OSÓB WCHODZĄCYCH NA TEREN PLACÓWKI

Dokument wprowadzono zarządzeniem Dyrektora placówki Nr 5/2026/2027.

Obowiązuje od dnia: 19.10.2026r.I. Cel i zakres procedury

1. Celem procedury jest zapewnienie bezpieczeństwa dzieciom/uczniom, pracownikom oraz innym osobom przebywającym na terenie placówki poprzez kontrolę dostępu, ograniczenie wstępu osób nieuprawnionych i ustalenie jednolitych zasad postępowania.

2. Procedura obowiązuje na terenie: szkoly, w godzinach jej pracy oraz podczas organizowanych przez nią zajęć i wydarzeń.

3. Procedurę stosują wszyscy pracownicy, w szczególności pracownicy sekretariatu, obsługi, portierni/dozoru oraz osoby wyznaczone przez Dyrektora do kontroli wejść.

4. Procedura nie ogranicza dostępu służb ratunkowych i uprawnionych organów działających w granicach swoich kompetencji. W sytuacji zagrożenia pierwszeństwo mają działania ratujące życie i zdrowie.

II. Zasady ogólne

1. Wejście na teren placówki odbywa się co do zasady wejściem głównym lub innym wejściem wskazanym przez Dyrektora. Pozostałe wejścia pozostają zamknięte, o ile nie są wykorzystywane do ewakuacji, dostaw lub innych uzasadnionych czynności.

2. Osobami uprawnionymi do zwykłego wejścia są w szczególności pracownicy placówki, dzieci/uczniowie oraz rodzice lub opiekunowie prawni w zakresie związanym z opieką nad dzieckiem/uczniem i zasadami organizacyjnymi placówki.

3. Osoba niebędąca pracownikiem, dzieckiem/uczniem ani rodzicem/opiekunem prawnym jest traktowana jako osoba postronna i może wejść wyłącznie po ustaleniu celu wizyty oraz uzyskaniu zgody Dyrektora lub pracownika przez niego upoważnionego.

4. Samo zgłoszenie się do placówki, powołanie na znajomość z pracownikiem lub deklaracja umówionego spotkania nie stanowią samodzielnej podstawy do wejścia.

5. Osoby postronne nie mogą samodzielnie poruszać się po budynku. Po uzyskaniu zgody są kierowane do wyznaczonego miejsca, a w razie potrzeby towarzyszy im upoważniony pracownik.

6. W okresie obowiązywania stopnia alarmowego lub innych szczególnych zaleceń właściwych organów stosuje się dodatkowe środki bezpieczeństwa wymagane przepisami i komunikatami. W szczególności należy stosować się do aktualnych decyzji i komunikatów dotyczących stopni alarmowych.

III. Weryfikacja tożsamości i celu wizyty

1. Pracownik kontrolujący wejście ustala: imię i nazwisko osoby, cel wizyty, osobę lub komórkę organizacyjną, z którą osoba chce się skontaktować, oraz czy wizyta była wcześniej uzgodniona.

2. W razie potrzeby potwierdzenia tożsamości pracownik może poprosić o okazanie dokumentu ze zdjęciem, np. dowodu osobistego, paszportu, prawa jazdy lub innego dokumentu pozwalającego wiarygodnie potwierdzić tożsamość. Dokument służy do wglądu; nie należy go zatrzymywać ani kopiować.

3. Pracownik nie powinien zapisywać numeru PESEL, numeru dokumentu, jego serii ani innych nadmiarowych danych, jeżeli nie ma odrębnej, prawnie uzasadnionej podstawy. W rejestrze odnotowuje się wyłącznie dane niezbędne do ewidencji wizyty.

4. Tożsamość i cel wizyty należy, w miarę możliwości, potwierdzić telefonicznie lub osobiście u pracownika, do którego interesant się zgłasza, albo u Dyrektora/wicedyrektora.

5. Jeżeli osoba odmawia podania danych niezbędnych do ustalenia celu wizyty, nie chce potwierdzić tożsamości, nie uzyskuje zgody na wejście albo zachowuje się podejrzanie, pracownik odmawia wpuszczenia jej na teren placówki i informuje Dyrektora lub osobę zastępującą.

6. W przypadku wątpliwości pracownik nie podejmuje samodzielnie ryzykownej interwencji. Zachowuje bezpieczny dystans, nie dopuszcza do niekontrolowanego wejścia i w razie zagrożenia powiadamia numer alarmowy 112.

IV. Procedura wpuszczania osoby postronnej – krok po kroku

Osoba zgłasza się przy wejściu głównym i informuje o celu wizyty.
Pracownik kontrolujący wejście pyta o imię i nazwisko, osobę/komórkę, do której interesant przybył, oraz o charakter sprawy.
W razie potrzeby pracownik prosi o okazanie dokumentu ze zdjęciem wyłącznie w celu potwierdzenia tożsamości, bez kopiowania dokumentu.
Pracownik kontaktuje się z Dyrektorem, wicedyrektorem, sekretariatem lub wskazanym pracownikiem i uzyskuje potwierdzenie możliwości przyjęcia interesanta.
Po uzyskaniu zgody pracownik odnotowuje wizytę w rejestrze i wskazuje osobie miejsce oczekiwania lub zapewnia jej eskortę do wyznaczonego miejsca.
Po zakończeniu wizyty odnotowuje się godzinę wyjścia, jeżeli prowadzony jest rejestr wejść i wyjść.
W przypadku braku zgody na wejście osoba pozostaje poza terenem placówki. Pracownik spokojnie wyjaśnia zasady i informuje przełożonego, jeśli sytuacja tego wymaga.

V. Zasady dotyczące rodziców i opiekunów prawnych

1. Rodzice/opiekunowie prawni wchodzą do placówki w zakresie uzasadnionym sprawami dziecka/ucznia, z uwzględnieniem organizacji pracy i zasad bezpieczeństwa ustalonych przez Dyrektora.

2. Spotkania z nauczycielami, wychowawcami, specjalistami i Dyrektorem odbywają się w uzgodnionych terminach, chyba że konieczna jest pilna rozmowa dotycząca bezpieczeństwa lub dobra dziecka/ucznia.

3. Rodzic/opiekun prawny nie może bez zgody pracownika wchodzić do sal zajęć, pomieszczeń służbowych, kuchni, zaplecza ani innych stref niedostępnych dla osób odwiedzających.

4. Wydanie dziecka/ucznia odbywa się zgodnie z odrębnymi zasadami obowiązującymi w placówce i na podstawie upoważnień oraz informacji posiadanych przez placówkę.

VI. Dostawcy, serwisanci, kurierzy i przedstawiciele instytucji

1. Dostawcy, kurierzy, wykonawcy usług, serwisanci i przedstawiciele firm zgłaszają cel przybycia oraz osobę odpowiedzialną za kontakt po stronie placówki.

2. Wejście na teren placówki i dostęp do pomieszczeń jest możliwy po potwierdzeniu wizyty przez upoważnionego pracownika. Osoby te przebywają wyłącznie w strefach niezbędnych do wykonania zlecenia i – jeżeli jest to wymagane – pod nadzorem pracownika.

3. Funkcjonariusze służb i przedstawiciele organów publicznych są obsługiwani z poszanowaniem ich uprawnień ustawowych. W razie wątpliwości pracownik nie utrudnia czynności ratunkowych, lecz niezwłocznie kontaktuje się z Dyrektorem lub osobą zastępującą.

VII. Odmowa wejścia i sytuacje niebezpieczne

1. Odmawia się wejścia, gdy: nie można ustalić celu wizyty; brak jest zgody osoby upoważnionej; osoba odmawia współpracy w zakresie niezbędnym do weryfikacji; istnieje uzasadniona obawa o bezpieczeństwo; osoba próbuje wejść siłą, obchodzi kontrolę wejścia lub kieruje groźby.

2. Pracownik informuje Dyrektora lub osobę zastępującą i, o ile jest to bezpieczne, prosi osobę o opuszczenie strefy wejściowej/terenu placówki.

3. W razie agresji, próby wtargnięcia, groźby, podejrzenia posiadania niebezpiecznego przedmiotu lub innego bezpośredniego zagrożenia należy powiadomić numer alarmowy 112, podać miejsce i charakter zdarzenia oraz stosować się do poleceń służb.

4. Nie należy dotykać podejrzanych pakunków ani przedmiotów. Należy oddalić osoby od zagrożenia, zabezpieczyć dostęp do miejsca – o ile można to zrobić bez narażenia – i powiadomić odpowiednie służby.

5. Po zdarzeniu pracownik sporządza krótką notatkę służbową i przekazuje ją Dyrektorowi.

VIII. Rejestr wejść i wyjść – zasady prowadzenia

1. Rejestr prowadzi pracownik wyznaczony przez Dyrektora. Rejestr może być papierowy lub elektroniczny, z zapewnieniem odpowiedniego zabezpieczenia dostępu.

2. Zakres danych ogranicza się do danych niezbędnych: daty, imienia i nazwiska, celu wizyty, osoby/komórki przyjmującej, godziny wejścia i wyjścia oraz ewentualnej uwagi o odmowie wejścia lub incydencie.

3. Nie wpisuje się numeru PESEL, numeru i serii dokumentu ani nie sporządza kopii dokumentu tożsamości, chyba że odrębna podstawa prawna i uzasadniona potrzeba stanowią inaczej.

4. Rejestr przechowuje się w miejscu zabezpieczonym przed dostępem osób nieuprawnionych. Okres przechowywania ustala Dyrektor zgodnie z przepisami o dokumentacji i ochronie danych osobowych, po konsultacji z osobą odpowiedzialną za ochronę danych.

5. Osoby obsługujące rejestr są zobowiązane do zachowania poufności i przetwarzania danych wyłącznie w celu zapewnienia bezpieczeństwa i ewidencji wizyt.

IX. Obowiązki pracowników

Nie wpuszczać osób postronnych bez ustalenia celu wizyty i uzyskania wymaganej zgody.
Nie pozostawiać otwartych wejść bez nadzoru, jeżeli stwarza to możliwość niekontrolowanego wejścia.
Niezwłocznie zgłaszać Dyrektorowi sytuacje nietypowe, próby obejścia procedury oraz awarie zamków, domofonu lub innych zabezpieczeń.
Nie przekazywać osobom nieuprawnionym informacji o organizacji zabezpieczeń, rozmieszczeniu kluczy ani danych dzieci/uczniów.
Przestrzegać zasad ochrony danych osobowych i nie wykonywać kopii dokumentów tożsamości bez podstawy prawnej.
Zapoznać się z procedurą i potwierdzić ten fakt podpisem.

X. Postanowienia końcowe

1. Dyrektor wyznacza osoby odpowiedzialne za kontrolę wejść i określa sposób zastępstwa podczas ich nieobecności.

2. Procedurę udostępnia się pracownikom, a najważniejsze zasady wejścia – w formie czytelnej informacji – umieszcza się przy wejściu do placówki.

3. Procedura podlega przeglądowi w przypadku zmiany przepisów, zaleceń służb, organizacji pracy placówki lub po wystąpieniu zdarzenia wymagającego korekty zasad.

4. Procedura wchodzi w życie z dniem wskazanym w zarządzeniu Dyrektora.

ZAŁĄCZNIK NR 1

REJESTR WEJŚĆ I WYJŚĆ OSÓB POSTRONNYCH

Nazwa placówki: …………………………………………………………………………………………..

Miesiąc/rok: ………………………………………………………………………………………………….

Lp.	Data	Imię i nazwisko	Cel wizyty	Osoba przyjmująca	Godz. wejścia	Godz. wyjścia
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Uwaga: nie wpisywać numeru PESEL ani numeru/serii dokumentu tożsamości. Dokument tożsamości – jeśli okazany – służy wyłącznie do wglądu, bez kopiowania.

Rejestr przechowywać w miejscu zabezpieczonym przed dostępem osób nieuprawnionych.

ZAŁĄCZNIK NR 2

INFORMACJA DLA OSÓB WCHODZĄCYCH NA TEREN PLACÓWKI

UWAGA – KONTROLA WEJŚCIA

W trosce o bezpieczeństwo dzieci/uczniów i pracowników obowiązują następujące zasady:

osoby postronne mogą wejść wyłącznie po zgłoszeniu celu wizyty i uzyskaniu zgody pracownika upoważnionego przez Dyrektora;
w celu potwierdzenia tożsamości może być wymagane okazanie dokumentu ze zdjęciem do wglądu;
osoby odwiedzające są zobowiązane do pozostania w wyznaczonym miejscu i stosowania się do poleceń pracowników;
w razie braku zgody na wejście lub niemożności potwierdzenia celu wizyty wejście może zostać odmówione.

Prosimy o zgłaszanie się do: sekretariatu/ kuchni/świetlicy

Dziękujemy za współpracę.

Telefon do placówki: 748376179

Dyrektor: Anna Kuźmińska